Les règles de facturation

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Catégorie : Veille réglementaire
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Généralités

Toute entreprise est tenue d’observer une législation stricte pour éditer et transmettre ses factures, c’est-à-dire les notes détaillées des prestations ou des marchandises vendues, dans le respect des règles applicables.

Dans le cas des professions libérales, la facture est appelée « note d’honoraires », mais elle est assujettie aux mêmes obligations.

Dans quels cas facture-t-on ?

Entre professionnels, l’établissement d’une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés. La facture doit être effectuée en deux exemplaires, l’un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur.

Entre un professionnel et un particulier, la facturation n’est pas systématique. Sauf dans le cas d’une marchandise livrée ou d’une prestation de services d’un montant supérieur à 25€TTC, elle n’est délivrée qu’au cas par cas, à la demande du client.

Toutefois, pour éviter la dissimulation fiscale, toute entreprise pratiquant le B to C (à l’exception des micro-entrepreneurs) est obligée de se munir d’un logiciel de caisse sécurisé qui satisfasse aux conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. De cette façon, il subsiste une trace de chaque transaction, y compris celles qui n’ont pas donné lieu à une facture.

L’entreprise doit transmettre la facture au client dès la réalisation de la vente ou de la prestation. Remise traditionnellement en mains propres ou par voie postale, la facture peut être également transmise par voie électronique, à condition que le client accepte ce mode d’envoi.

Sauf cas particulier (article 262 à 261 E du CGI), l’exonération de TVA ne dispense pas de l’obligation de facturer.

La numérotation des factures

Chaque facture a par définition un numéro qui lui est propre. Il est donc impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. La numérotation des factures doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture, quelle que soit la séquence choisie (à partir de 1, à partir de 100, etc.). Le caractère ininterrompu de la numérotation est en effet la garantie pour le fisc qu’une entreprise ne puisse émettre des factures a posteriori.

Lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, la numérotation peut être établie par séries distinctes à condition toutefois de respecter pour chaque série la séquence chronologique continue et d’éviter les doublons.

S’il est possible de modifier ou annuler une facture, il est en revanche illégal de la supprimer. En cas de modification ou d’annulation, le process est le suivant : établir une nouvelle facture qui remplace la précédente ou bien un avoir qui reprenne le montant indument facturé. Le nouveau document comptable doit mentionner la facture concernée par la modification ou l’annulation.

La conservation des factures

Si l’obligation légale de conservation d’une facture est de six ans pour l’administration fiscale, elle est de 10 ans pour le code de commerce (cf. article L123-22).

Une facture peut être conservée en format papier ou en format électronique. A noter cependant qu’une facture numérique doit être conservée au moins pendant trois ans dans son format original. A l’inverse, une facture papier peut être conservée numériquement, si elle respecte toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité desdites factures durant toute la durée de conservation. Au cas où le serveur stockant les factures se situerait à l’étranger, l’entreprise est tenue d’en avertir l’administration fiscale.

Il faut savoir qu’en cas d’infraction à l’une ou l’autre de ces règles de conservation, l’entreprise contrevenante encourt des amendes, un rejet de réduction de charges ou même un rejet de comptabilité.

Les mentions légales

Depuis le 1er octobre 2019, elles sont au nombre de 12 quels que soient le secteur (vente de marchandise, prestation de services) ou le contexte (B to B, B to C).

  1. Les renseignements relatifs au vendeur
    Doivent figurer sur la facture la forme juridique de la société et le capital social, le nom ou la dénomination sociale du vendeur, son adresse (son siège social obligatoirement), son numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, son numéro SIREN et, le cas échéant, son numéro de TVA intracommunautaire.
  2. Les renseignements relatifs à l’acheteur
    Le nom ou la dénomination sociale de l’acheteur, son adresse et son numéro de TVA intracommunautaire.
  3. La date de la facture
  4. Le numéro de la facture
  5. La quantité, la dénomination et le prix unitaires hors TVA
    Pour chaque bien livré ou service rendu, il faut mentionner sur la facture la quantité (exprimée en unité, volume, taux horaire ou poids), la dénomination précise permettant d’identifier le bien ou le service en question et le prix unitaire hors TVA.
  6. Les rabais, remises ristournes ou escomptes acquis et chiffrables à la date de l’opération et directement liés à l’opération en question
  7. Le taux de TVA
    Il doit figurer sur chaque ligne de facture relative aux biens ou services fournis.
    Au cas où l’entreprise ne perçoive pas la TVA (exemple d’un micro-entrepreneur), elle doit faire figurer la mention « TVA non applicable selon l’article 293 B du CGI » ou « exonération de TVA, article 262 ter 1 du CGI » pour les livraisons de biens intracommunautaires. Il peut arriver aussi que la TVA soit due par le preneur, ce qui doit être également indiqué).
  8. Le prix total hors TVA et le montant total de la TVA
  9. La date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement tardif
    Les factures émises entre professionnels doivent obligatoirement en stipuler le montant.
  10. Les conditions d’escompte
    Il doit être indiqué sur la facture les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ou qu’aucun escompte n’est pratiqué le cas échéant.
  11. L’adresse de facturation des parties, lorsqu’elle est différente de leur adresse
  12. Le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur

En plus de ces douze obligations, les artisans et auto-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale et qui ont l’obligation de souscrire une assurance professionnelle doivent impérativement indiquer :

  • l’assurance souscrite au titre de leur activité,
  • les coordonnées de l’assureur ou du garant,
  • la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Toute omission ou inexactitude dans les mentions légales peut entraîner une amende de 15€, sans excéder toutefois le quart de la somme indiquée sur la facture.

Bon à savoir

Même si les logiciels de facturation facilitent considérablement la tâche de l’émetteur des factures, certaines entreprises souhaitent se délester de cette charge administrative.

Si la plupart des entrepreneurs savent qu’une entreprise a la faculté de déléguer la facturation à un prestataire en le mandatant à cet effet (ce dernier établissant puis émettant les factures au nom et pour le compte de l’entreprise, sous la responsabilité du mandant), un certain nombre ignore que l’entreprise peut demander à un client d’effectuer de l’auto-facturation.

L’auto-facturation, à rebours du processus classique, consiste à laisser au client le soin d’établir la facture. Pour que cette pratique soit fiscalement admise, il faut :

  • qu’un mandat de facturation existe entre le client et le fournisseur (si plus de dix factures sont établies de la sorte au cours de l’année),
  • que les factures émises fassent apparaître les mentions obligatoires telles que définies plus haut, ainsi que la mention supplémentaire « auto-facturation »,
  • que l’original de la facture soit conservé chez le client et le double adressé au fournisseur.

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